Zespół, scena, energia
Zarządzanie mówcami i talentami
W EventEmpire traktujemy prelegentów jak produkt premium, który buduje wartość Twojej marki. Uczymy, jak projektować linię programową, która sprzedaje bilety, utrzymuje uwagę i podnosi postrzeganą cenę wydarzenia. Zaczynasz od mapy tematów: problemy rynku, poziomy zaawansowania, obietnice w stylu „po tym wykładzie zrobisz X”. Potem dopiero dopasowujesz nazwiska, osobowości i formaty.
W praktyce przechodzisz przez rekrutację, selekcję i komunikację z talentami. Dostajesz checklistę kontraktową (honoraria, licencje, prawa do nagrań, wizerunek, warunki odwołania), scenariusz briefingu dla prowadzących oraz plan prób technicznych. To jest ta część, w której wydarzenie przestaje być „ładnym spotkaniem”, a staje się dobrze wyreżyserowanym doświadczeniem.
Formaty, które działają
- Keynote z jasną obietnicą rezultatu i 3 punktami „zabieram do domu”
- Panel moderowany: pytania od uczestników zebrane wcześniej w formularzu
- Warsztat: zadanie + feedback na żywo, bez lania wody
- Sesje „office hours”: szybkie konsultacje w strefie mentoringu
Kontrakty i bezpieczeństwo
Uczymy modelu „prosto, ale szczelnie”: krótkie warunki współpracy, jednoznaczne terminy, zasady podróży i zakwaterowania, zgody na nagrania, precyzyjny opis deliverables. Dzięki temu ograniczasz ryzyko i oszczędzasz dziesiątki godzin korespondencji.
W pakietach premium wprowadzamy też plan zastępstw: lista rezerwowa, modułowe bloki programu i scenariusz awaryjny na 15 minut przed wejściem na scenę.
Model zysku
Modelowanie rentowności wydarzeń
Jeżeli event ma być firmą, musi mieć liczby. W tym module budujesz model, który pokazuje próg rentowności, poziomy cenowe oraz prognozy przychodów dla różnych rozmiarów wydarzeń. Zamiast zgadywać, pracujesz na strukturze kosztów: miejsce, produkcja, marketing, zespół, obsługa uczestników, podróże i nieprzewidziane wydatki. Następnie projektujesz przychód warstwowo: bilety, sponsorzy, stoiska, upsell, nagrania, subskrypcje i wydarzenia towarzyszące.
Kalkulator wypełniasz jak arkusz: wybierasz typ eventu, liczbę uczestników, cenę bazową i poziomy premium. Na tej podstawie tworzysz scenariusze: ostrożny, realistyczny i ambitny. Na szkoleniu uczymy też, jak „czytać” model: które linie kosztów najbardziej bolą, gdzie rośnie marża i jak planować cashflow w miesiącach przed wydarzeniem.
Kalkulator opłacalności
Bez JavaScriptu nie liczymy automatycznie w przeglądarce. Po wysłaniu formularza przygotujemy analizę progu rentowności i trzy scenariusze cenowe w oparciu o podane dane.
Katalog usług i ceny (USD)
Te usługi są projektowane tak, abyś mógł wdrożyć powtarzalny model eventowy: od pierwszego wydarzenia pilotażowego po cykl kwartalny. Ceny obejmują materiały, szablony i prowadzenie w języku polskim; wsparcie PL/EN dostępne na życzenie.
Sprint: Model Rentowności 90 minut
$180
Szybka diagnoza liczb, progi rentowności, decyzja: startować czy zmieniać parametry.
Warsztat: Pricing i Pakiety Biletów
$420
3 poziomy cenowe, oferta VIP, upsell oraz komunikaty sprzedażowe do landing page.
System Sponsorów: Deck + Oferta
$650
Pakiety sponsorskie, argumentacja wartości, harmonogram kontaktu, checklista umów.
Bootcamp Produkcji (2 tygodnie)
$1,200
Plan, budżet, role, vendorzy, checklisty operacyjne, plan ryzyk i plan awaryjny.
Mentoring: EventEmpire Pro (6 tygodni)
$2,900
Prowadzenie od strategii po realizację, cotygodniowe sesje, rewizje materiałów i KPI.
Projekt Cyklu: Wydarzenie Cykliczne
$4,800
Architektura wydarzeń kwartalnych lub rocznych, playbook operacyjny i model przychodu.
Przykładowe scenariusze (czytelne na jednej kartce)
| Format | Uczestnicy | Średnia cena (USD) | Cel sponsorów (USD) | Cel marży |
|---|---|---|---|---|
| Warsztat 1 dzień | 40 | 149 | 0 | 30–45% |
| Seminarium 1,5 dnia | 120 | 219 | 4,000 | 25–35% |
| Konferencja 2 dni | 500 | 299 | 25,000 | 20–30% |
Na szkoleniu pokazujemy też, jak projektować ceny w czasie: early-bird, regular, last-call oraz jak ustawiać limity, by podnosić wartość bez chaosu.
Operacje bez chaosu
Masterclass: venue i logistyka
To tutaj wygrywa się albo przegrywa reputację. Uczymy, jak wybierać miejsce, negocjować umowy i budować logistykę tak, aby uczestnik czuł płynność, a zespół spokój. Pracujesz na procesie: brief wydarzenia, wymagania techniczne, przepływy ludzi, strefy (rejestracja, networking, scena, catering, partnerzy), plan signage i plan obsługi kryzysów.
Wchodzimy w konkret: umowy z obiektem, warunki anulacji, ubezpieczenia, catering, ograniczenia akustyczne, dostępność sceny, godziny dostaw. Tworzymy też „mapę komunikacji” dla uczestników: dojazd, hotele, parking, wejścia, dostępność dla osób z niepełnosprawnościami oraz szybkie ścieżki w dniu eventu.
Chronologia produkcji
- 8–10 tygodni rezerwacja venue, layout stref, budżet produkcyjny
- 6 tygodni vendorzy, sprzęt, umowy, plan zespołu i role
- 3 tygodnie rejestracja, druk, identyfikatory, plan wejść
- 7 dni próby, checklista dnia, plan awaryjny i komunikaty
- Dzień 0 montaż, testy, odprawa, briefing talentów
Layout miejsca
W praktyce dobieramy układ do celu: sprzedaż, relacje, edukacja albo community. Inny layout działa na warsztat, a inny na konferencję.
Mapy dojazdu i komunikacja podróży
Bez JavaScriptu nie osadzamy dynamicznych map, ale dostajesz gotowy szablon „mapy podróży” w PDF: jak dojechać z lotniska i dworca, jak poruszać się po Krakowie, gdzie jest parking oraz które wejście jest najszybsze. Na stronie publikujesz skróconą wersję: punkty orientacyjne, godziny otwarcia drzwi i kontakt do obsługi dnia.
- Standard komunikatu: jedno zdanie, jedna decyzja, jedno działanie
- Plan B: co robimy przy korkach, opóźnieniach i deszczu
- Wersja PL/EN dla gości międzynarodowych
Emocja, pamięć, marka
Projektowanie wrażeń
Wydarzenie ma być „doświadczeniem”, a nie tylko harmonogramem. Ten moduł uczy, jak budować momenty, które uczestnicy opowiadają innym. Projektujesz ścieżkę uczestnika od wejścia do ostatniego maila po evencie: powitanie, szybka orientacja w przestrzeni, rytm przerw, elementy zaskoczenia, zdjęcia i wspólny język marki. W tle działa logistyka, ale na pierwszym planie jest emocja.
Pracujemy na narzędziach, które dają efekt bez przepalania budżetu: opaski, identyfikatory, „stempel” na wejściu, karty wyzwań, ticket stubs jako pamiątka, elementy świętowania i konfetti. Wprowadzamy też mierzalność: NPS, frekwencja na blokach, udział w aktywnościach, konwersja na ofertę oraz średnia wartość klienta po wydarzeniu.
Animowana checklista etapów
- Plan wydarzenia: cel, persona, obietnica, oferta biletowa
- Produkcja: venue, vendorzy, sprzęt, bezpieczeństwo
- Program: narracja dnia, prelegenci, moderacja, przerwy
- Zaangażowanie: networking, zadania, strefy doświadczeń
- Monetyzacja: upsell, sponsorzy, stoiska, nagrania
- Follow-up: materiały, ankieta, sprzedaż kolejnej edycji
To jest animacja CSS: podkreśla rytm pracy i pomaga „zobaczyć” proces, ale nie wymaga JavaScriptu.
Co tworzy niezapomniany moment
Start z energią
Krótki, dynamiczny briefing + jasny powód, dlaczego warto zostać do końca. Uczestnik musi poczuć, że jest we właściwym miejscu.
Scena jako produkt
Światło, dźwięk i przejrzystość slajdów. Nie potrzebujesz hollywoodzkiego budżetu, ale potrzebujesz standardu.
Network „z powodem”
Ustrukturyzowane poznawanie ludzi: pytanie dnia, mini-zadania, tablice tematów i strefy rozmów.
Finał, który sprzedaje
Zapowiedź kolejnej edycji, oferta dla uczestników, bonusy za szybkie decyzje i konkretne następne kroki.
Jak wybrać format
Format wydarzenia to strategia. Inny wybierzesz, gdy chcesz pozyskać leady premium, inny gdy budujesz społeczność, a jeszcze inny gdy sprzedajesz program wdrożeniowy. Uczymy Cię podejmować tę decyzję na podstawie: czasu przygotowania, ryzyka, marży, zasobów zespołu i tego, jak szybko możesz powtórzyć event.
- Konferencja: duża skala, największy potencjał sponsorów i media value
- Seminarium: szybciej produkowane, idealne do sprzedaży usług B2B
- Warsztat: najwyższa satysfakcja, wysoka cena per osoba, mała skala
- Wydarzenie terenowe: doświadczenie i emocja, świetne do marki premium
- Hybryda: większy zasięg, dodatkowe wymagania techniczne i moderacja
W EventEmpire zawsze zaczynamy od „najmniejszego możliwego eventu”, który ma sens biznesowy. Potem dopiero rośniesz.
Wybór formatu
Wybierz typ wydarzenia
Na tej ścieżce uczysz się tworzyć portfolio eventów: jeden format przyciąga nowych ludzi, drugi sprzedaje ofertę, trzeci buduje społeczność, a czwarty stabilizuje przychód w cyklu. Dzięki temu nie opierasz całego biznesu na jednym ryzykownym strzale.
Dostajesz też scenariusze „hybrydowe” w sensie biznesowym: łączysz mały warsztat premium z otwartą sesją wieczorną, albo szkolenie z poligonem terenowym. Wydarzenia stają się serią doświadczeń, a nie pojedynczym dniem.
Warsztat
Najlepszy na start: szybko zbierasz feedback, dopracowujesz ofertę i widzisz realną gotowość do płacenia.
Seminarium
Idealne w B2B: możesz sprzedawać usługi konsultingowe i programy wdrożeniowe po wydarzeniu.
Konferencja
Buduje autorytet i skaluje zasięg. Najlepiej działa, gdy masz już community lub mocnych partnerów.
Terenowe
Wysoki efekt „wow”. Uczestnicy płacą za doświadczenie i historie, które zabierają ze sobą.
Partnerstwa, które finansują
System sprzedaży sponsoringu
Sponsoring to nie „logo na ściance”. To produkt, który rozwiązuje problem sponsora: dostęp do grupy docelowej, wiarygodność, leady, rekrutacja, edukacja rynku, demonstracja produktu albo pozycjonowanie marki. W EventEmpire uczymy, jak pakietować wartość tak, by sponsor wiedział, co dostaje, i mógł to obronić u siebie w firmie.
Budujesz ofertę sponsorską w warstwach: sponsor tytularny, główny, partner stref, partner treści, partner narzędziowy oraz partner community. Do tego wprowadzamy mierniki: liczba rozmów, sesje demo, leady kwalifikowane, ankiety brand lift oraz widoczność w materiałach po wydarzeniu. Dzięki temu sponsoring przestaje być jednorazową „prośbą”, a staje się systemem.
Pakietowanie wartości
Ekspozycja
Scena, materiały, identyfikatory, strefy, pakiety wideo i zdjęcia do własnej komunikacji.
Relacja
Spotkania 1:1, stoliki tematyczne, VIP lounge, zaproszenia dla klientów sponsora.
Dowód wartości
Raport po evencie: wskaźniki, wyniki ankiet, case study i materiał do wewnętrznych prezentacji.
Współtworzenie
Sesja edukacyjna sponsora, demo lab, warsztat lub strefa doświadczeń pod marką partnera.
Pipeline sponsora w 5 krokach
- 1 Lista firm: problem sponsora, segment, decydenci, budżety roczne
- 2 Pierwszy kontakt: krótkie „dlaczego my” + 2 zdania wartości
- 3 Rozmowa: cele sponsora, KPI, dopasowanie pakietu, terminy
- 4 Oferta: konkretne deliverables, terminy, cena, opcje dodatkowe
- 5 Domknięcie: umowa, faktura, plan aktywacji, raport końcowy
W EventEmpire dostajesz też szablon decka sponsorskiego oraz plan aktywacji w dniu eventu, żeby sponsor był zachwycony, a nie „gdzie jest moje logo?”.
Playbook cyklu
Wydarzenie cykliczne to produkt. Ma stałą obietnicę, stałe standardy i powtarzalny proces. Uczymy, jak przejść od jednorazowej edycji do modelu rocznego lub kwartalnego z przewidywalnym przychodem. Budujesz playbook: marketing, produkcja, program, sponsorzy, obsługa uczestników, follow-up i sprzedaż kolejnej edycji.
W praktyce wypracowujesz „kręgosłup” wydarzenia: stałe bloki programu, stałe strefy na miejscu i stałe role w zespole. Dodajesz tylko sezonowy motyw i elementy nowości. Dzięki temu Twoje koszty maleją w kolejnych edycjach, a jakość rośnie.
| Częstotliwość | Najlepsze dla | Ryzyko | Korzyść |
|---|---|---|---|
| Kwartalnie | Usługi i community | Średnie | Stały cashflow i powracający uczestnicy |
| Rocznie | Duża konferencja | Wyższe | Duża premia marki i sponsorzy premium |
| Miesięcznie | Meetupy, małe warsztaty | Niskie | Szybkie testy tematów i oferta „always-on” |
Przewidywalny przychód
Modele wydarzeń cyklicznych
Najbardziej dochodowe firmy eventowe nie „robią eventów”. One prowadzą sezon. W tym module uczysz się planować serię wydarzeń tak, by budżet i sprzedaż miały rytm, a komunikacja była spójna. Projektujesz też ofertę powrotu: bilety sezonowe, pakiety firmowe, VIP pass oraz partnerstwa stałe.
Ważny element to chronologia komunikacji: kiedy ogłosić termin, kiedy sprzedać early-bird, kiedy uruchomić sponsorów i kiedy dołożyć program. To wszystko możesz zaplanować na 12 miesięcy do przodu, co radykalnie zmniejsza stres operacyjny.
Roczny kalendarz komunikacji
- Ogłoszenie daty i motywu sezonu
- Przedsprzedaż i bilet sezonowy
- Ujawnianie programu w blokach
- Aktywacja partnerów i sponsorów
- Last-call i pakiety firmowe
- Raport, follow-up i sprzedaż kolejnej edycji
Frekwencja bez przypadków
Przyciąganie uczestników
Marketing wydarzeń to nie tylko reklamy. To narracja, dowody wartości i konsekwentny rytm komunikacji. W EventEmpire uczymy strategii kanałowej, która działa w Polsce i w modelu międzynarodowym: content, partnerstwa, listy mailingowe, społeczności, sprzedaż B2B, afiliacje, prelegenci jako dystrybutorzy i kampanie płatne.
Budujesz plan: co publikujesz 8 tygodni przed, co 4 tygodnie przed, co w ostatnich 10 dniach. Projektujesz też „pętlę rekomendacji”: uczestnik przyprowadza uczestnika, a sponsor przyprowadza partnera. Dodatkowo uczymy, jak prowadzić komunikację po evencie tak, aby następna edycja sprzedawała się szybciej.
Kanały i materiały, które przygotujesz
Strona sprzedażowa
Jedna obietnica, program w blokach, dowody, cena i jasne CTA. Bez długich esejów, ale z konkretem.
Pakiet dla partnerów
Teksty, grafiki, przykładowe posty, aby partnerzy mogli promować event bez wysiłku.
Sekwencje mailowe
Zaproszenie, wartościowy materiał, social proof, przypomnienie, last-call i follow-up.
Sprzedaż B2B
Pakiety firmowe, fakturowanie, benefity dla zespołów i argumenty dla managerów.
Plan kampanii w 28 dni
Tydzień 4
Teaser motywu, lista oczekujących, start early-bird, pierwsze nazwiska lub tematy.
Tydzień 3
Dowody wartości: case studies, fragmenty wystąpień, opinie, partnerzy i sponsorzy.
Tydzień 2
Program w blokach, materiały „co dostajesz”, intensyfikacja outreach do firm i community.
Tydzień 1
Last-call, odliczanie, komunikacja logistyczna, zamknięcie sprzedaży i lista rzeczy na miejscu.
Bez JavaScriptu nie robimy dynamicznych liczników ani popupów. Zamiast tego uczymy, jak pisać komunikaty, które konwertują nawet bez „trików”.
Gotowy, aby zbudować event, który jest firmą?
Jeżeli chcesz, przygotujemy plan startu: minimalny format, budżet, oferta biletowa, plan sponsorów, logistyka i kalendarz komunikacji. Wystarczy, że przejdziesz do strony o metodzie lub uzupełnisz kalkulator opłacalności powyżej.